年度末を迎え、新年度に向けた準備や、年度の締めの作業に追われていることと思います。
ただでさえ忙しい今だからこそ、ふと手が空いた瞬間に、PCのファイル整理をやってみませんか？
ファイル整理のメリット
①データの紛失防止
整理されていないデータはファイルの保存場所が不明確であったり、重要なデータが他の不要なデータに埋もれてしまったりするリスクが高まります。
データが適切に整理されていると、必要なファイルを迅速に見つけることができ、無意識のうちにデータを削除する危険性も減少します。
②容量の節約
データやファイルが乱雑に保存されていると、不要なファイルが増えてしまいデータ容量を圧迫してしまう可能性があります。容量が不足すると新しいデータが保存できなかったり、パソコンの動作が遅くなってしまいます。
快適かつ効率的に仕事を行うために、容量に余裕を持った状態をキープすることが大切です。
③情報共有を効率的に実施できる
事業所内で共有サーバーやクラウドサービスを利用していると、ファイル管理がしっかりとできていないために、最新の情報をすぐに共有できないなどのエラーが起こりがちです。社内・部署内でファイル管理のルールを徹底していれば、上記のようなトラブルを減らすことができます。
また、ファイルを共有する仕組みを個々人だけでなく職場でしっかりと整えていれば、共有者は誰でもすぐにファイルを探せるようになります。
ファイル整理の方法
＜初級＞ファイル・データの整理
①デスクトップに置かれたままのデータは分類してフォルダ整理
ファイルの保存場所が決まらない場合、ついデスクトップにファイルを保存してしまうとありとあらゆるファイルがデスクトップ上に雑然と置かれ、必要なファイルが見つからなくなってしまいます。
まずはデスクトップ上にあるデータは本当に「いる」のか、「いらない」かを確認してみましょう。「いる」または「判断できない」ものは、仲間分けしてフォルダに整理してみましょう。
☆デスクトップはインターネットブラウザやその他のアプリの利用起点となる場合が多い場所です。余計なものは増やさず、整然とした状態をキープできるようまずはがんばりましょう。
②フォルダを分解・まとめなおして、余計なフォルダは削除
１つのフォルダに１つの、同じ名前を付けたデータだけを入れている、ということはありませんか？
フォルダは「ファイルのグループ」です、類似した用途・案件に応じてファイルを入れ、その傾向がわかるように名づけをし、保存しましょう。
☆フォルダ構成は深すぎてもファイルを見つけられなくなるので、3階層くらいにしましょう（画像参照）。
③不要になったデータは削除（特にダウンロードフォルダ）
デスクトップと同じように、ダウンロードしたファイルをダウンロードフォルダに放置してしまう経験もあるはずです。
ダウンロードフォルダはあくまで一時的な保存場所として使用し、すぐに分類ルールに従ったフォルダに保存する習慣をつけましょう。すぐに判断できないものの場合は「一時保存フォルダ」を作り、一時的に格納する（定期的にこのフォルダ内は削除する）ようにしましょう。
＜中級＞命名ルールを決める
本来は命名ルールの制定は＜ファイル・データ整理＞の前に行っておくべきですが、人によって異なる部分が出やすいため統一が難しい面もあります。
まずはしっかりとしたマイルールを決め、整理した既存データに対して着手してみましょう。
ファイルの命名ルール
ファイル名に日付を入れることで、業務を効率化することができます(画像参照)。
例えば、「20220418_XX社定例会議議事録」や「20220418_△△要件定義」など、「日付＋種類」の形にするのがおすすめです。このようなファイル名にすることで、フォルダ内でファイルを時系列順に並び替えることができ、最新の情報をすぐに見つけられるようになります。
フォルダの命名ルール
ファイル管理を効率的に行うためには、フォルダの構成や名前の付け方にも、ルールを作成することをおすすめします。
＜ファイル・データ整理＞の時に仮決めしたフォルダ名で運用できそうなら大丈夫ですが、ファイル名の「日付＋種類」のように、フォルダ名の頭に数字をつけることもおすすめです。
その際、「10_XX社」「20_△△会議」のように、数字を連番にしないことがポイントです。こうすることで、一つ目のフォルダと二つ目のフォルダの間にフォルダを追加したい場合、他のフォルダの名称を全て変えるという手間を防ぐことができます。
＜上級＞削除・バックアップのルールを決めて継続的にメンテナンス
データやフォルダの整理整頓は継続しなくては意味がありません。
データ整理を始めた時点で最新だったデータも、時間の経過とともに古くなり、古くなったデータは保存しておくか削除するかに迷う場面も出てくるでしょう。
「1週間ごとにバックアップし、バックアップ後のデータで継続的に使わないものは、翌日には削除する」など、ルールを決めておきましょう。