発言する際はマイクON、発言しない時はマイクOFFにしましょう。
※常時マイクONの場合、生活音などの雑音が相手に伝わり、会議の妨げになります。
※参加の際はイヤホンマイクを使用すると、周囲の雑音がカットでき、自分の音声も明瞭に会議の場に発することができます。なるべく使用するようにしましょう。
その他も、行っておくと良いことは下記のとおりです。
・会議の内容を把握しておく
Web会議に限ったことではありませんが、会議が始まる前に、どんなことを話し合うのか、どんな目的で行われる会議なのかをしっかり理解した上で参加するようにしましょう。
・接続テストを実施する
会議の直前になってから準備をすると、開始時間にスムーズに接続できず、参加者に迷惑をかけてしまうことになるため、事前に接続テストを実施しておくと良いでしょう。
・必要な資料を開いておく
会議の内容によっては、事前に会議で使う資料が共有される場合があります。
共有された資料は、事前にしっかり目を通し、会議画面の後ろなどに開いておくようにしましょう。
内容について疑問点がある場合は、メモを取っておきましょう。
・時間に余裕を持って入室する
急なトラブルで遅刻すると、ほかの参加者の時間を消費することになります。余裕をもって参加するようにしましょう。
・話し始めと終わりを明確にする
発言するときには「発言しても良いですか？」など一言前置きし、発言の終わりには「以上です」と伝えるようにしましょう。
・相手の発言は最後まで聞く
急に遮ると誰が話しているのか、混乱が起きます。最後まで聞いてから応答、発言するようにしましょう。